Co to jest faktura pro forma i kiedy ją wystawić?

Faktura pro forma to dokument, który przypomina fakturę VAT, ale nią nie jest. Pełni funkcję oferty handlowej lub wstępnego potwierdzenia warunków transakcji. Służy do poinformowania klienta o cenie, rodzaju towaru lub usługi, terminie realizacji oraz innych istotnych szczegółach przed faktyczną sprzedażą. W przeciwieństwie do faktury VAT, faktura pro forma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Jest to dokument informacyjny, który pozwala klientowi podjąć decyzję o zakupie. Używa się jej, gdy potrzebujemy przedstawić klientowi szczegóły transakcji zanim zostanie ona formalnie zawarta. Można ją również wykorzystać w sytuacjach, gdy klient wymaga potwierdzenia zamówienia przed dokonaniem płatności.

Jakie elementy powinna zawierać faktura pro forma?

Aby faktura pro forma spełniała swoją funkcję informacyjną, powinna zawierać kilka kluczowych elementów. Przede wszystkim, musi być wyraźnie oznaczona jako „Faktura Pro Forma”. Oprócz tego, powinna zawierać dane sprzedawcy i nabywcy, w tym nazwy firm, adresy oraz numery identyfikacji podatkowej (NIP). Kolejnym ważnym elementem jest data wystawienia dokumentu. Należy także szczegółowo opisać przedmiot transakcji – rodzaj towaru lub usługi, ich ilość oraz cenę jednostkową. Ważne jest również podanie łącznej kwoty do zapłaty, a także terminu ważności pro formy, czyli okresu, w którym oferta jest aktualna. Opcjonalnie można dodać warunki płatności, numer konta bankowego, czy informacje o kosztach transportu.

Jak wystawiać fakturę pro forma – krok po kroku?

Proces wystawiania faktury pro forma jest prosty, choć wymaga dokładności. Zacznij od zebrania wszystkich niezbędnych danych – danych Twojej firmy oraz danych klienta. Następnie, wybierz program lub szablon do wystawiania faktur (można skorzystać z darmowych programów online lub arkusza kalkulacyjnego). Wprowadź wszystkie wymagane informacje, upewniając się, że wszystko jest czytelne i zrozumiałe. Pamiętaj o wyraźnym oznaczeniu dokumentu jako “Faktura Pro Forma”. Po wprowadzeniu wszystkich danych, sprawdź poprawność kwot i obliczeń. Na koniec, zapisz dokument w formacie PDF i wyślij go do klienta.

Czym faktura pro forma różni się od faktury VAT?

Podstawowa różnica między fakturą pro forma a fakturą VAT polega na ich charakterze prawnym i skutkach podatkowych. Faktura VAT jest dokumentem księgowym, który potwierdza dokonanie transakcji i generuje obowiązek zapłaty podatku VAT. Faktura pro forma natomiast, jest jedynie ofertą handlową i nie rodzi żadnych zobowiązań podatkowych. Faktura VAT musi zawierać numer seryjny, a pro forma nie. Faktura VAT jest podstawą do księgowania, pro forma nie. Fakturę VAT wystawia się po dokonaniu sprzedaży, a pro formę przed.

Programy i narzędzia ułatwiające tworzenie faktur pro forma.

Istnieje wiele programów i narzędzi online, które ułatwiają jak wystawiać fakturę pro forma. Niektóre z nich są bezpłatne, inne oferują rozbudowane funkcje w ramach płatnej subskrypcji. Do popularnych opcji należą programy do fakturowania online, takie jak Faktura.pl, wfirma.pl, czy inFakt. Pozwalają one na szybkie i łatwe tworzenie faktur pro forma, automatyczne obliczanie kwot oraz generowanie dokumentów w formacie PDF. Alternatywą są szablony dostępne w programach takich jak Microsoft Word czy Excel.

Kiedy faktura pro forma staje się fakturą VAT?

Faktura pro forma nigdy nie staje się automatycznie fakturą VAT. Aby doszło do wystawienia faktury VAT, musi nastąpić faktyczna sprzedaż towaru lub usługi. Dopiero po zrealizowaniu transakcji i otrzymaniu płatności od klienta, wystawiamy fakturę VAT, która potwierdza dokonanie sprzedaży i generuje obowiązek podatkowy. Faktura pro forma służy jedynie jako podstawa do wystawienia faktury VAT po dokonaniu transakcji.

Czy fakturę pro forma można anulować?

Tak, fakturę pro forma można anulować, ponieważ nie jest ona dokumentem księgowym. Anulowanie pro formy jest prostą czynnością – wystarczy poinformować klienta, że oferta jest nieaktualna. Można to zrobić pisemnie (np. e-mailem) lub ustnie. Nie ma potrzeby wystawiania żadnego dokumentu korygującego. Należy jednak pamiętać, że anulowanie pro formy nie zwalnia sprzedawcy z ewentualnych zobowiązań, jeśli strony zawarły już umowę na innych zasadach.

Co zrobić, gdy klient zapłacił na podstawie faktury pro forma?

W sytuacji, gdy klient dokonał płatności na podstawie faktury pro forma, konieczne jest wystawienie faktury VAT. Faktura VAT powinna zawierać wszystkie wymagane elementy, w tym numer faktury, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, kwotę brutto i netto, stawkę VAT oraz kwotę VAT. Należy również powiązać fakturę VAT z fakturą pro forma, np. poprzez dodanie adnotacji w polu “uwagi” na fakturze VAT. W ten sposób zachowamy spójność dokumentacji i unikniemy ewentualnych problemów z organami podatkowymi.